🔏 Les niveaux de signatures électroniques disponibles sur Ugosign

🎯 Objectif

Comprendre les différents niveaux de signatures électroniques proposés par Ugosign et savoir dans quels cas les utiliser. Ugosign respecte le règlement européen eIDAS et propose trois niveaux de sécurité adaptés aux besoins de chaque entreprise ou processus de validation.

📝 Prérequis

• Disposer d'un compte Ugosign actif.
• Être membre d'une organisation disposant d’un rôle autorisé à envoyer des demandes de signature.
• Pour les signatures SES+SMS ou AES, un administrateur doit vous attribuer la permission dans le panel de gestion des membres.

📍 Étapes

1. Identifier le niveau de signature adapté à votre usage :
   • SES – Signature Électronique Simple : C’est le niveau par défaut, adapté à la majorité des documents sans risque juridique majeur (ex : devis, bons de commande, contrats internes). L’utilisateur signe simplement via un lien sécurisé envoyé par e-mail.
   • SES+SMS – Signature Simple avec vérification SMS : Ce niveau intermédiaire ajoute une vérification par code SMS envoyé sur le téléphone du signataire. Il est idéal pour les documents nécessitant une preuve d’identité renforcée (ex : contrat client, autorisation de prélèvement, mandat). 
   • AES – Signature Électronique Avancée : Ce niveau respecte les exigences avancées du règlement eIDAS. L’identité du signataire est vérifiée via un processus de validation (ex : pièce d’identité, reconnaissance faciale, etc.). Il convient aux documents sensibles à forte valeur juridique (ex : contrat de travail, bail, cession d’actions). Chaque signature AES entraîne un coût supplémentaire de 2€. 
2. Envoyer une demande de signature selon le niveau souhaité :
   • Depuis l'écran "Enveloppes" cliquez sur “Nouvelle demande”.
   • Ajoutez les signataires et le document à faire signer.
   • Sélectionnez le type de signature (SES, SES+SMS ou AES) dans l'encart "Conformité".
   • Envoyez la demande et suivez son avancement en temps réel.

Si vous n’avez pas accès aux niveaux SES+SMS ou AES, demandez à un administrateur de vous octroyer les droits depuis le panel de gestion des membres. 

✅ Résultat attendu

Vous êtes en mesure d’envoyer des demandes de signatures électroniques adaptées au niveau de sécurité requis, tout en garantissant la conformité eIDAS et la traçabilité des opérations.

💡 Bon à savoir

• Le niveau SES+SMS est un excellent compromis entre coût et sécurité, sans atteindre le coût d’une signature AES.
• Ugosign enregistre automatiquement toutes les preuves dans le certificat de signature joint au document signé.
• Les signatures AES nécessitent une vérification d’identité, ce qui peut rallonger légèrement le délai de signature.
• Les administrateurs peuvent modifier à tout moment les autorisations des membres depuis le tableau de bord.

🔗 Ressources associées

• 🫆 Comment vérifier l'authenticité d'un document signé électroniquement ?
• 🚀 Envoyer votre première demande de signature — Guide pas-à-pas