Guide détaillé pour aider les nouveaux utilisateurs à naviguer dans la création et la configuration de leur première demande de signature électronique.
Étape 1 : Créer une nouvelle demande de signature
Pour envoyer votre première demande de signature :
- Accédez à la page "Signature",
- Cliquez sur le bouton "Nouvelle demande" en haut à gauche,
- Sélectionnez un contrat existant ou rédigez-en un nouveau directement dans l'éditeur.
ℹ️ À l'inscription, un contrat dynamique par défaut est généré pour vous. En tant qu'utilisateur du compte gratuit, vous ne pouvez avoir qu'un seul contrat dynamique. Pour utiliser un nouveau contrat, vous devez modifier ou supprimer le contrat existant.
Étape 2 : Préparer la demande de signature
Une fois le document sélectionné, vous devez préparer votre demande de signature. Voici les 6 étapes principales :
- Ajouter un ou plusieurs signataires
- Saisir les variables personnalisées
- Ajouter des pièces jointes
- Inclure un message personnel
- Demander à recopier un texte
- Paramétrer votre demande de signature
Ajouter un ou plusieurs signataires
Définissez si votre entreprise apparaîtra sur le contrat en tant que signataire. Cela peut être pertinent pour un accord commercial, tandis que pour une attestation de fin de formation, sa présence est facultative.
Ensuite, ajoutez un ou plusieurs signataires :
- Recherchez votre contact ou saisissez directement son adresse email.
ℹ️ Vous pouvez ajouter jusqu'à 100 signataires par demande. Les signataires peuvent recevoir soit une demande individuelle, soit tous signer le même document.
Si vous le souhaitez, vous pouvez établir un ordre de signature. Une fois activée, chaque signataire recevra l'invitation à signer seulement après que le précédent ait fini.
ℹ️ Par défaut, tous les signataires reçoivent une invitation simultanément.
Saisir les variables personnalisées
Si votre contrat contient des variables personnalisées, remplissez-les avec les informations requises. Ces variables seront mises à jour automatiquement lors de la signature.
Ajouter des pièces jointes
Vous pouvez joindre jusqu'à 10 pièces à votre demande de signature. Les formats acceptés sont : .pdf, .docx, .pptx, .xlsx, .odt, .odp, .ods, .txt, .json, .csv, .xml.
Ajouter un message personnel
Incluez un message personnel adressé aux destinataires pour expliquer l'importance du document ou donner des instructions spécifiques.
Demander à recopier un texte
Ajoutez également une phrase comme "lu et approuvé" que les destinataires doivent recopier pour accepter les termes du contrat.
Paramétrer votre demande de signature
- Méthode de vérification : Choisissez entre l'email ou le SMS, ce dernier étant disponible uniquement pour les plans payants.
- Date d'expiration de la demande et rappels automatiques, disponibles uniquement pour les plans business.
- Option pour demander une confirmation des données du contact, permettant de vérifier l'exactitude des informations fournies.
- Choix de permettre ou non aux destinataires de refuser la demande de signature.
- Décision d'apposer ou non des paraphes sur le document.
- Configuration de la demande groupée ou individuelle et de l'ordre des signataires.
