🧑 Créer un contact

🎯 Objectif

Ajouter un nouveau contact dans votre espace Ugosign afin de lui envoyer des demandes de signature, de l'organiser dans des groupes spécifiques et de conserver un historique d'interactions grâce aux notes internes.

📝 Prérequis

• Être connecté à votre compte Ugosign
• Disposer de l'adresse e-mail du contact à créer (seule information obligatoire)

📍 Étapes

1. Accédez à la section Contacts
   • Depuis le menu latéral, cliquez sur Contacts.
   • Cliquez sur le bouton "Ajouter un contact" (en haut à droite).
2. Saisissez les informations obligatoires et optionnelles
   • E-mail : Entrez l'adresse e-mail du contact (champ obligatoire).
   • Nom et Prénom : Recommandé pour personnaliser vos communications.
   • Téléphone / Entreprise : Champs optionnels pour enrichir la fiche.
3. Organisez le contact (Tags et Groupes)
   • Ajouter à un groupe : Dans la section dédiée, recherchez le ou les groupes auxquels le contact doit appartenir (ex: "Clients 2026", "Prospects").
   • Ajouter des tags : Saisissez des mots-clés personnalisés (ex: "VIP", "Urgent", "Juridique") pour filtrer rapidement vos contacts ultérieurement.
4. Ajoutez un commentaire privé (Note interne)
   • Dans le champ "Commentaire privé", rédigez toute information utile pour votre équipe (ex: "Client sensible aux délais", "Contacté via salon Bordeaux").
   • Important : Ce champ est strictement privé. Il n'est visible que par les membres de votre entreprise et n'apparaît jamais dans les e-mails envoyés au contact.
5. Validez la création
   • Cliquez sur "Sauvegarder".
   • Le contact est maintenant disponible dans votre liste et prêt à recevoir des demandes de signature.

✅ Résultat attendu

Une fiche contact complète est créée dans votre base de données. Le contact est immédiatement disponible pour être sélectionné dans un envoi unique ou en masse, et il est correctement segmenté grâce aux groupes et tags définis.

💡 Bon à savoir

• Unicité de l'e-mail : Si vous tentez de créer un contact avec une adresse e-mail existante, le système vous proposera généralement de modifier la fiche existante plutôt que de créer un doublon.
• Confidentialité des notes : Les commentaires privés sont un outil puissant pour le suivi commercial ou juridique sans risquer d'envoyer accidentellement ces informations au client.
• Modification ultérieure : Tous les champs (nom, groupe, tags, commentaires) peuvent être modifiés à tout moment en cliquant sur le nom du contact dans la liste.
• Tags dynamiques : Si vous saisissez un tag qui n'existe pas encore, Ugosign le créera automatiquement.

🔗 Ressources associées

• 📙 Créer des groupes de contacts
• ⤴️ Importer des contacts (CSV, Excel…)

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